Datenschutzerklärung

1. Wer ist verantwortlich?

Hooly BV, tätig als Haily, ist Verantwortlicher für Konto-, Abrechnungs-, Website-, Vertriebs- und Dienstverwaltungsdaten. Kontakt: hello@haily.eu, +32 474 74 46 59, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.

Für Dokumente und Daten, die ein Kunde zu eigenen Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder Mandaten hochlädt, ist regelmäßig der Kunde Verantwortlicher und Haily Auftragsverarbeiter nach dessen Weisungen und Vereinbarung.

2. Verarbeitete Daten

• Identität und Kontakt: Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Rolle und Sprache.
• Konto und Sicherheit: Anmeldungen, Gerät/Sitzung, Rechte, OTP-Status und Auditprotokolle.
• Vertrag und Abrechnung: Tarif, Nutzung, Rechnungen, Umsatzsteuer, Zahlungsstatus und Stripe-Referenzen. Haily speichert keine vollständigen Kartendaten.
• Kundendaten: Dokumente, E-Mails, Buchhaltung, extrahierte Felder, Zuordnungen, Buchungsvorschläge, Berichte, Weisungen und Ordnermetadaten.
• Technik und Support: IP-Adresse, Browser, Fehler, Aktionen, Supportnachrichten und Integrationsstatus.
• Website-Auswahl: Sprache und Cookie-Einwilligung.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Konto-, Dienst-, Abrechnungs-, Support- und Sicherheitsdaten dienen Vertragserfüllung und angeforderten vorvertraglichen Schritten. Steuer-, Buchhaltungs- und Rechtsdaten werden wegen gesetzlicher Pflichten verarbeitet.

Verhältnismäßige Protokolle, Diagnose, Betrugsabwehr, Verbesserung und relevante Geschäftskommunikation beruhen nach Abwägung auf berechtigtem Interesse. Optionales Marketing und externe Webdienste beruhen, soweit nötig, auf widerruflicher Einwilligung.

4. Buchhaltungsdokumente und KI

Kundendaten werden für angeforderte Importe, OCR, Klassifizierung, Validierung, Abstimmung, Buchung, Berichte, Suche, Support und kontrollierte Ausführung verarbeitet. Je nach Konfiguration können ausgewählte Inhalte an vertragliche KI-Modellanbieter gehen.

Kunden informieren eigene Betroffene, wählen rechtmäßige Weisungen, vermeiden unnötige sensible Daten und konfigurieren Zugriff und Aufbewahrung. Haily nutzt Buchhaltungsdokumente nicht für sachfremde Werbung.

5. Empfänger und Übermittlungen

Daten werden nur soweit nötig mit befugtem Haily-Personal und Anbietern für europäische Cloud-Infrastruktur, KI, E-Mail, Sicherheit, Support, Google reCAPTCHA, Google Kalender nach Erlaubnis und Stripe-Abrechnung geteilt. Vom Kunden gewählte Integrationen erhalten Daten nach dessen Weisung.

Haily bevorzugt europäische Verarbeitung. Außerhalb des EWR nutzt Haily Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere rechtmäßige Mechanismen und bewertet zusätzliche Schutzmaßnahmen.

6. Aufbewahrung

Konto- und Kundendaten bleiben für den Dienst und vertragliche Export-, Lösch-, Backup- und Streitzeiträume erhalten. Abrechnung folgt gesetzlichen Fristen. Sicherheitsprotokolle bleiben nur angemessen lange.

Test- und Vertriebsdaten werden regelmäßig gelöscht oder anonymisiert, wenn nicht mehr relevant. Marketingpräferenzen bleiben bis zum Widerruf; minimale Sperrdaten können den Widerspruch sichern. Cookie-Auswahl bleibt höchstens sechs Monate.

7. Sicherheit

Haily nutzt rollenbasierten Zugriff, Authentifizierung, Transportverschlüsselung, begrenzte Integrationen, Aktivitätsprotokolle, Backups und organisatorische Maßnahmen nach Risiko. Kein System ist absolut sicher; Kunden schützen ebenfalls Konten, Geräte, Zugangsdaten und lokale Systeme und melden Vorfälle schnell.

8. Ihre Rechte

Je nach Verarbeitung bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf. Anfragen an hello@haily.eu. Haily darf die Identität prüfen und antwortet in gesetzlicher Frist.

Wenn Haily für einen Kunden verarbeitet, richten Sie die Anfrage grundsätzlich an diesen Kunden. Beschwerden sind bei der belgischen Datenschutzbehörde unter dataprotectionauthority.be oder der örtlichen Aufsicht möglich.

9. Kommunikation und Cookies

Haily sendet notwendige Nachrichten zu Konten, Sicherheit, Tests, Abrechnung und Support. Optionales Marketing kann abgelehnt oder abbestellt werden. Wichtige Dienst- und Rechtshinweise können bei aktivem Konto nicht immer deaktiviert werden.

Die öffentliche Website nutzt notwendigen Speicher und optional Google Kalender. Registrierung nutzt Google reCAPTCHA zur Sicherheit. Details und Auswahl stehen in der Cookie-Richtlinie.

10. Änderungen und Kontakt

Haily kann diese Erklärung bei Änderungen von Verarbeitung, Anbietern oder Recht aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden hervorgehoben. Fragen und Anträge an hello@haily.eu oder Hooly BV, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.