Gültig ab: 2026-10-01 · Hooly BV

Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt personenbezogene Daten, Zwecke, Empfänger, Aufbewahrung und Rechte bei Haily.

Diese Dokumente beschreiben Hailys Standardbedingungen. Ein Bestellformular, Auftragsverarbeitungsvertrag oder individuell ausgehandelter Vertrag kann sie ausdrücklich ergänzen oder ersetzen.

1. Wer ist verantwortlich?

Hooly BV, tätig als Haily, ist Verantwortlicher für Konto-, Abrechnungs-, Website-, Vertriebs- und Dienstverwaltungsdaten. Kontakt: haily@hooly.be, +32 474 74 46 59, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.

Für Dokumente und Daten, die ein Kunde zu eigenen Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder Mandaten hochlädt, ist regelmäßig der Kunde Verantwortlicher und Haily Auftragsverarbeiter nach dessen Weisungen und Vereinbarung.

2. Verarbeitete Daten

• Identität und Kontakt: Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Rolle und Sprache.
• Konto und Sicherheit: Anmeldungen, Gerät/Sitzung, Rechte, OTP-Status und Auditprotokolle.
• Vertrag und Abrechnung: Tarif, Nutzung, Rechnungen, Umsatzsteuer, Zahlungsstatus und Stripe-Referenzen. Haily speichert keine vollständigen Kartendaten.
• Kundendaten: Dokumente, E-Mails, Buchhaltung, extrahierte Felder, Zuordnungen, Buchungsvorschläge, Berichte, Weisungen und Ordnermetadaten.
• Technik und Support: IP-Adresse, Browser, Fehler, Aktionen, Supportnachrichten und Integrationsstatus.

1. Website-Auswahl und optionale Clide-Aktivitätsdaten, darunter Seitenpfade, Besuchs-/Aktivitätsereignisse, zufällige Besucher-/Sitzungskennungen, Kampagnenparameter, Referrer-Ursprung und konfigurierte Seitenaktivitätsmessungen. Die Cookie-Richtlinie erklärt Cancel, Partial und All, Browserspeicherung und Übermittlungen an Clide.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Konto-, Dienst-, Abrechnungs-, Support- und Sicherheitsdaten dienen Vertragserfüllung und angeforderten vorvertraglichen Schritten. Steuer-, Buchhaltungs- und Rechtsdaten werden wegen gesetzlicher Pflichten verarbeitet.

Verhältnismäßige Protokolle, Diagnose, Betrugsabwehr, Verbesserung und relevante Geschäftskommunikation beruhen nach Abwägung auf berechtigtem Interesse. Optionale Websiteanalyse, Marketing und externe Webdienste beruhen, soweit nötig, auf widerruflicher Einwilligung.

4. Buchhaltungsdokumente und KI

Kundendaten werden für angeforderte Importe, OCR, Klassifizierung, Validierung, Abstimmung, Buchung, Berichte, Suche, Support und kontrollierte Ausführung verarbeitet. Je nach Konfiguration können ausgewählte Inhalte an vertragliche KI-Modellanbieter gehen.

Kunden informieren eigene Betroffene, wählen rechtmäßige Weisungen, vermeiden unnötige sensible Daten und konfigurieren Zugriff und Aufbewahrung. Haily nutzt Buchhaltungsdokumente nicht für sachfremde Werbung.

5. Empfänger und Übermittlungen

Daten werden nur soweit nötig mit befugtem Haily-Personal und Anbietern für europäische Cloud-Infrastruktur, KI, E-Mail, Sicherheit, Support, Google reCAPTCHA, Google Kalender nach Erlaubnis und Stripe-Abrechnung geteilt. Vom Kunden gewählte Integrationen erhalten Daten nach dessen Weisung.

Haily bevorzugt europäische Verarbeitung. Außerhalb des EWR nutzt Haily Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere rechtmäßige Mechanismen und bewertet zusätzliche Schutzmaßnahmen.

6. Aufbewahrung

Konto- und Kundendaten bleiben für den Dienst und vertragliche Export-, Lösch-, Backup- und Streitzeiträume erhalten. Abrechnung folgt gesetzlichen Fristen. Sicherheitsprotokolle bleiben nur angemessen lange.

Browserpräferenzen und Besucherkennungen haben die in der Cookie-Richtlinie beschriebenen Laufzeiten. Diese legen keine serverseitigen Löschfristen fest. Fragen zu geltender serverseitiger Aufbewahrung und Löschung richten Sie an haily@hooly.be. Test- und Vertriebsdaten werden gelöscht oder anonymisiert, wenn nicht mehr relevant. Cookie-Auswahl bleibt höchstens sechs Monate.

7. Sicherheit

Haily nutzt rollenbasierten Zugriff, Authentifizierung, Transportverschlüsselung, begrenzte Integrationen, Aktivitätsprotokolle, Backups und organisatorische Maßnahmen nach Risiko. Kein System ist absolut sicher; Kunden schützen ebenfalls Konten, Geräte, Zugangsdaten und lokale Systeme und melden Vorfälle schnell.

8. Ihre Rechte

Je nach Verarbeitung bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf. Anfragen an haily@hooly.be. Haily darf die Identität prüfen und antwortet in gesetzlicher Frist.

Wenn Haily für einen Kunden verarbeitet, richten Sie die Anfrage grundsätzlich an diesen Kunden. Beschwerden sind bei der belgischen Datenschutzbehörde unter dataprotectionauthority.be oder der örtlichen Aufsicht möglich.

9. Kommunikation und Cookies

Haily sendet notwendige Nachrichten zu Konten, Sicherheit, Tests, Abrechnung und Support. Optionales Marketing kann abgelehnt oder abbestellt werden. Wichtige Dienst- und Rechtshinweise können bei aktivem Konto nicht immer deaktiviert werden.

Die Website verwendet Clide für optionale Analyseentscheidungen. Registrierung nutzt Google reCAPTCHA zur Sicherheit. Die aktuelle Cookie-Richtlinie beschreibt Kennungen, Messmodi, externe Anfragen und Widerruf; bei externen Buchungslinks gelten die Regeln des Zielanbieters.

10. Änderungen und Kontakt

Haily kann diese Erklärung bei Änderungen von Verarbeitung, Anbietern oder Recht aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden hervorgehoben. Fragen und Anträge an haily@hooly.be oder Hooly BV, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.

Erläuterung zur KI-Verarbeitung — 1. Oktober 2026

Diese Erläuterung ergänzt die Datenschutzerklärung und hat bei den nachstehenden Themen Vorrang vor allgemeinen Formulierungen. Kontakt für Datenschutz und Sicherheit: Kristof Beenders, Hooly BV, haily@hooly.be.

Haily nutzt die OpenAI API für konfigurierte Dokumenten- und Assistentenfunktionen. Je nach Funktion werden Dokumententext, Seitenbilder, extrahierte Felder, Eingabeaufforderungen, relevanter Buchhaltungskontext und Bildschirmaufnahmen verbundener Anwendungen übertragen. Bilder können personenbezogene Daten außerhalb der angeforderten Felder enthalten. Übermitteln Sie nur notwendige Daten und prüfen Sie KI-Ergebnisse vor Buchungen, Erklärungen oder Entscheidungen.

Bei Kundendokumenten verarbeitet Haily Daten nach Kundenweisung. Der Kunde kann Verantwortlicher oder selbst Auftragsverarbeiter sein; im zweiten Fall ist Haily Unterauftragsverarbeiter und die Genehmigung des zuständigen Verantwortlichen ist erforderlich. Für eigene Konto-, Abrechnungs- und Websiteaktivitäten ist Haily gesondert Verantwortlicher. Die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung ist keine Einwilligung aller in Dokumenten genannten Personen und ersetzt weder den erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag noch die Rechtsgrundlage oder Genehmigung von Unterauftragsverarbeitern.

Das überprüfte OpenAI-Projekt von Haily verwendet Global und Standard Retention. Die freiwillige Weitergabe von API-Eingaben/-Ausgaben, Evaluierungsdaten und Feedback ist deaktiviert. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung und Zero Data Retention werden derzeit nicht zugesagt. OpenAIs Standard-DPA sieht Schutzmaßnahmen für internationale Übermittlungen vor; die geltenden vertraglichen und DSGVO-Anforderungen bleiben erforderlich.

Seit der Datenschutzaktualisierung vom 1. Oktober 2026 deaktivieren gewöhnliche OpenAI-Responses-Anfragen die Speicherung von Antworten. Assistentengespräche behalten eine gespeicherte Gesprächsfortsetzung. Die Deaktivierung beseitigt nicht OpenAIs gesonderte Speicherung zur Missbrauchsüberwachung: Der dokumentierte Standard beträgt bis zu 30 Tage, vorbehaltlich der angegebenen Ausnahmen. Gespeicherter Responses-Zustand wird nach dem dokumentierten Standard üblicherweise mindestens 30 Tage aufbewahrt. Neue Einstellungen löschen keine historischen Daten.

Neue KI-Importdiagnosen enthalten keine rohen Antworten; JSON-Diagnosen des Assistenten enthalten keine rohen Eingabeaufforderungen oder Antworten. Funktionale Bildschirmaufnahmen und OCR-Dateien können weiterhin personenbezogene Daten enthalten. Anwendungsdaten, temporäre Dateien, Anbieteraufzeichnungen und Sicherungen haben getrennte Löschverfahren; die Löschung eines Datensatzes belegt keine sofortige Löschung aller Kopien. Anfragen und Fragen zu den geltenden Vertragsregelungen richten Sie an haily@hooly.be. Haily nutzt Kundendokumente nicht für sachfremde Werbung und meldet sie nicht für OpenAIs freiwillige Trainings- oder Datenfreigabeprogramme an.