Date d’entrée en vigueur: 2026-10-01 · Hooly BV

Politique de confidentialité

Cette Politique décrit les données personnelles traitées par Haily, leurs finalités, destinataires, durées de conservation et les droits des personnes.

Ces documents présentent la position standard de Haily. Un bon de commande, un accord de traitement des données ou un accord négocié peut les compléter ou les remplacer lorsqu’il le prévoit expressément.

1. Qui est responsable ?

Hooly BV, opérant sous le nom Haily, est responsable des données de compte, facturation, site, vente et gestion du Service. Contact : haily@hooly.be, +32 474 74 46 59, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.

Pour les documents et données chargés par un client concernant ses propres clients, fournisseurs, salariés ou dossiers, le client est normalement responsable du traitement et Haily sous-traitant selon ses instructions et l’accord applicable.

2. Données traitées

• Identité et contact : nom, e-mail, téléphone, entreprise, rôle et langue.
• Compte et sécurité : connexions, appareil/session, droits, état OTP et journaux d’audit.
• Commerce et facturation : offre, usage, factures, TVA, paiement et références Stripe. Haily ne conserve pas les données complètes de carte.
• Données Client : documents, e-mails, comptabilité, champs extraits, rapprochements, propositions, rapports, instructions et métadonnées de dossiers.
• Technique et assistance : IP, navigateur, erreurs, actions, messages et état des intégrations.

1. Choix du site et données facultatives d’activité Clide : chemins de pages, événements de visite/activité, identifiants aléatoires visiteur/session, paramètres de campagne, origine de référence et mesures d’activité configurées. La politique relative aux cookies explique Annuler, Partiel et Tout, le stockage navigateur et les transmissions à Clide.

3. Finalités et bases juridiques

Haily traite les données de compte, Service, facturation, assistance et sécurité pour exécuter le contrat et les démarches demandées. Les données fiscales, comptables et légales obligatoires sont traitées pour respecter la loi.

Les journaux proportionnés, diagnostics, prévention de fraude, amélioration et communications professionnelles pertinentes reposent sur l’intérêt légitime après mise en balance. Les statistiques du site, le marketing facultatif et les services externes reposent sur le consentement lorsque requis.

4. Documents comptables et IA

Les Données Client servent aux imports, OCR, classifications, validations, rapprochements, écritures, rapports, recherches, assistance et exécutions demandés. Selon la configuration, un contenu sélectionné peut être transmis à des fournisseurs contractuels de modèles IA.

Les clients informent leurs propres personnes concernées, choisissent des instructions licites, évitent les données sensibles inutiles et configurent accès et conservation. Haily n’utilise pas les documents comptables pour de la publicité sans rapport.

5. Destinataires et transferts

Les données sont partagées au besoin avec le personnel autorisé et les fournisseurs contractuels d’infrastructure européenne, IA, e-mail, sécurité, assistance, Google reCAPTCHA, Google Agenda après autorisation et facturation Stripe. Les intégrations choisies par le client reçoivent les données selon ses instructions.

Haily privilégie l’Europe. Hors EEE, Haily utilise une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types ou un autre mécanisme légal et évalue les garanties complémentaires si nécessaire.

6. Conservation

Les données de compte et Client sont gardées le temps du Service et des périodes d’export, suppression, sauvegarde et litige prévues au contrat. La facturation suit les délais légaux. Les journaux de sécurité sont gardés aussi longtemps que raisonnablement nécessaire.

Les préférences et identifiants du navigateur ont les durées décrites dans la politique relative aux cookies. Ces durées ne fixent pas les délais de suppression serveur. Contactez haily@hooly.be pour les modalités applicables de conservation et suppression serveur. Les essais et prospects sont supprimés ou anonymisés lorsqu’ils ne sont plus pertinents. Le choix cookies dure au maximum six mois.

7. Sécurité

Haily applique des accès par rôle, contrôles d’authentification, chiffrement en transit, intégrations limitées, journaux, sauvegardes et mesures organisationnelles adaptées au risque. Aucun système n’est absolu; les clients protègent aussi comptes, appareils, identifiants et systèmes locaux et signalent rapidement les incidents.

8. Vos droits

Selon le traitement, une personne peut demander accès, rectification, effacement, limitation, portabilité ou opposition et retirer son consentement. Envoyez la demande à haily@hooly.be. Haily peut vérifier l’identité et répond dans le délai légal.

Lorsque Haily agit pour un client, adressez normalement la demande à ce client. Une plainte peut être déposée auprès de l’Autorité belge de protection des données sur autoriteprotectiondonnees.be ou auprès de l’autorité locale.

9. Communications et cookies

Haily envoie les messages opérationnels nécessaires aux comptes, à la sécurité, aux essais, à la facturation et à l’assistance. Le marketing facultatif peut être refusé ou désabonné. Les avis importants ne peuvent pas toujours être coupés pour un compte actif.

Le site utilise Clide pour les choix statistiques facultatifs. L’inscription utilise Google reCAPTCHA pour la sécurité. La politique actuelle relative aux cookies décrit les identifiants, modes de mesure, requêtes externes et retrait ; un lien externe de réservation relève des règles du fournisseur de destination.

10. Mises à jour et contact

Haily peut mettre à jour cette Politique si les traitements, fournisseurs ou lois changent. Les changements importants seront signalés. Questions et demandes : haily@hooly.be ou Hooly BV, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.

Précisions sur le traitement par IA — 1 octobre 2026

Ces précisions complètent la politique de confidentialité et prévalent sur les formulations générales concernant les points ci-dessous. Contact confidentialité et sécurité : Kristof Beenders, Hooly BV, haily@hooly.be.

Haily utilise l’API OpenAI pour les fonctions documentaires et d’assistant configurées. Selon la fonction, les données transmises comprennent du texte, des images de pages, des champs extraits, des instructions, le contexte comptable pertinent et des captures d’écran d’applications connectées. Une image peut contenir des données personnelles au-delà des champs demandés. Transmettez uniquement les données nécessaires et vérifiez les résultats avant toute écriture comptable, déclaration ou décision.

Pour les documents clients, Haily traite les données selon les instructions du client. Celui-ci peut être responsable du traitement ou lui-même sous-traitant ; dans ce dernier cas, Haily est un sous-traitant ultérieur et l’autorisation du responsable concerné est nécessaire. Haily est séparément responsable de ses propres activités de gestion des comptes, facturation et site web. La prise de connaissance de la politique ne constitue pas un consentement au nom de toutes les personnes citées et ne remplace ni l’accord de traitement, ni la base juridique, ni l’autorisation des sous-traitants nécessaires.

Le projet OpenAI vérifié de Haily utilise la zone Global et Standard Retention. Le partage volontaire des entrées/sorties API, des données d’évaluation et des retours est désactivé. Un traitement exclusivement européen et Zero Data Retention ne sont actuellement pas promis. Le DPA standard d’OpenAI prévoit des garanties pour les transferts internationaux ; les exigences contractuelles et celles du RGPD restent applicables.

Depuis la mise à jour du 1 octobre 2026, les requêtes OpenAI Responses ordinaires désactivent le stockage des réponses. Les conversations de l’assistant conservent une continuité stockée. Cette désactivation ne supprime pas la conservation distincte d’OpenAI pour la surveillance des abus : sa durée standard documentée est de 30 jours maximum, sous réserve des exceptions indiquées. L’état des réponses stockées est habituellement conservé au moins 30 jours selon les règles standard documentées. Les nouveaux paramètres n’effacent pas les données historiques.

Les nouveaux diagnostics IA d’importation omettent les réponses brutes et les diagnostics JSON de l’assistant omettent les instructions et réponses brutes. Les captures fonctionnelles et fichiers OCR peuvent toujours contenir des données personnelles. Les données applicatives, fichiers temporaires, données du fournisseur et sauvegardes ont des procédures de suppression distinctes ; supprimer un enregistrement ne prouve pas l’effacement immédiat de toutes les copies. Contactez haily@hooly.be pour les demandes et modalités contractuelles applicables. Haily n’utilise pas les documents clients pour de la publicité sans rapport avec le service et ne les inscrit pas aux programmes volontaires d’entraînement ou de partage de données d’OpenAI.