Politique de confidentialité

1. Qui est responsable ?

Hooly BV, opérant sous le nom Haily, est responsable des données de compte, facturation, site, vente et gestion du Service. Contact : hello@haily.eu, +32 474 74 46 59, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.

Pour les documents et données chargés par un client concernant ses propres clients, fournisseurs, salariés ou dossiers, le client est normalement responsable du traitement et Haily sous-traitant selon ses instructions et l’accord applicable.

2. Données traitées

• Identité et contact : nom, e-mail, téléphone, entreprise, rôle et langue.
• Compte et sécurité : connexions, appareil/session, droits, état OTP et journaux d’audit.
• Commerce et facturation : offre, usage, factures, TVA, paiement et références Stripe. Haily ne conserve pas les données complètes de carte.
• Données Client : documents, e-mails, comptabilité, champs extraits, rapprochements, propositions, rapports, instructions et métadonnées de dossiers.
• Technique et assistance : IP, navigateur, erreurs, actions, messages et état des intégrations.
• Choix du site : langue et consentement cookies.

3. Finalités et bases juridiques

Haily traite les données de compte, Service, facturation, assistance et sécurité pour exécuter le contrat et les démarches demandées. Les données fiscales, comptables et légales obligatoires sont traitées pour respecter la loi.

Les journaux proportionnés, diagnostics, prévention de fraude, amélioration et communications professionnelles pertinentes reposent sur l’intérêt légitime après mise en balance. Le marketing facultatif et les services externes reposent sur le consentement lorsque requis.

4. Documents comptables et IA

Les Données Client servent aux imports, OCR, classifications, validations, rapprochements, écritures, rapports, recherches, assistance et exécutions demandés. Selon la configuration, un contenu sélectionné peut être transmis à des fournisseurs contractuels de modèles IA.

Les clients informent leurs propres personnes concernées, choisissent des instructions licites, évitent les données sensibles inutiles et configurent accès et conservation. Haily n’utilise pas les documents comptables pour de la publicité sans rapport.

5. Destinataires et transferts

Les données sont partagées au besoin avec le personnel autorisé et les fournisseurs contractuels d’infrastructure européenne, IA, e-mail, sécurité, assistance, Google reCAPTCHA, Google Agenda après autorisation et facturation Stripe. Les intégrations choisies par le client reçoivent les données selon ses instructions.

Haily privilégie l’Europe. Hors EEE, Haily utilise une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types ou un autre mécanisme légal et évalue les garanties complémentaires si nécessaire.

6. Conservation

Les données de compte et Client sont gardées le temps du Service et des périodes d’export, suppression, sauvegarde et litige prévues au contrat. La facturation suit les délais légaux. Les journaux de sécurité sont gardés aussi longtemps que raisonnablement nécessaire.

Les essais et prospects sont périodiquement supprimés ou anonymisés lorsqu’ils ne sont plus pertinents. Les préférences marketing restent jusqu’au retrait, avec une information minimale pour respecter l’opposition. Le choix cookies dure au maximum six mois.

7. Sécurité

Haily applique des accès par rôle, contrôles d’authentification, chiffrement en transit, intégrations limitées, journaux, sauvegardes et mesures organisationnelles adaptées au risque. Aucun système n’est absolu; les clients protègent aussi comptes, appareils, identifiants et systèmes locaux et signalent rapidement les incidents.

8. Vos droits

Selon le traitement, une personne peut demander accès, rectification, effacement, limitation, portabilité ou opposition et retirer son consentement. Envoyez la demande à hello@haily.eu. Haily peut vérifier l’identité et répond dans le délai légal.

Lorsque Haily agit pour un client, adressez normalement la demande à ce client. Une plainte peut être déposée auprès de l’Autorité belge de protection des données sur autoriteprotectiondonnees.be ou auprès de l’autorité locale.

9. Communications et cookies

Haily envoie les messages opérationnels nécessaires aux comptes, à la sécurité, aux essais, à la facturation et à l’assistance. Le marketing facultatif peut être refusé ou désabonné. Les avis importants ne peuvent pas toujours être coupés pour un compte actif.

Le site public utilise un stockage nécessaire et Google Agenda en option. L’inscription utilise Google reCAPTCHA pour la sécurité. La Politique relative aux cookies fournit les détails et contrôles.

10. Mises à jour et contact

Haily peut mettre à jour cette Politique si les traitements, fournisseurs ou lois changent. Les changements importants seront signalés. Questions et demandes : hello@haily.eu ou Hooly BV, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.