Ingangsdatum: 2026-10-01 · Hooly BV

Privacyverklaring

Deze Verklaring licht toe welke persoonsgegevens Haily verwerkt, waarom, met wie ze worden gedeeld, hoe lang ze worden bewaard en hoe betrokkenen hun rechten uitoefenen.

Deze documenten beschrijven de standaardpositie van Haily. Een bestelbon, verwerkersovereenkomst of onderhandelde overeenkomst kan ze aanvullen of vervangen wanneer dat uitdrukkelijk is bepaald.

1. Wie is verantwoordelijk?

Hooly BV, handelend onder de naam Haily, is verwerkingsverantwoordelijke voor account-, facturatie-, website-, verkoop- en dienstbeheergegevens. Contact: haily@hooly.be, +32 474 74 46 59, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.

Voor documenten en persoonsgegevens die een klant uploadt voor cliënten, leveranciers, personeel of dossiers, is de klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en Haily verwerker volgens de instructies en de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

2. Gegevens die we verwerken

• Identiteits- en contactgegevens zoals naam, e-mail, telefoon, onderneming, rol en taal.
• Account- en beveiligingsgegevens zoals aanmeldingen, apparaat- en sessiegegevens, rechten, OTP-status en auditlogs.
• Commerciële en facturatiegegevens zoals plan, gebruik, facturen, btw-gegevens, betaalstatus en Stripe-referenties. Haily bewaart geen volledige kaartgegevens.
• Klantgegevens zoals documenten, e-mails, boekhoudgegevens, geëxtraheerde velden, matches, boekingsvoorstellen, rapporten, instructies en metadata van gekoppelde mappen.
• Technische en supportgegevens zoals IP-adres, browser, fouten, acties, supportberichten en integratiestatus.

1. Websitekeuzes en optionele Clide-activiteitsgegevens, waaronder paginapaden, bezoek- en activiteitsgebeurtenissen, willekeurige bezoekers-/sessie-ID’s, campagneparameters, verwijzende oorsprong en ingestelde pagina-activiteitsmetingen. Het Cookiebeleid verklaart Annuleren, Gedeeltelijk en Alles, browseropslag en doorgifte aan Clide.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Haily verwerkt account-, dienst-, facturatie-, support- en beveiligingsgegevens voor uitvoering van de overeenkomst en gevraagde precontractuele stappen. Wettelijk vereiste fiscale, boekhoudkundige, sanctie- en bedrijfsgegevens worden verwerkt om wettelijke verplichtingen na te komen.

Evenredige logs, diagnose, fraudepreventie, verbetering en relevante zakelijke communicatie steunen op gerechtvaardigd belang na belangenafweging. Optionele websiteanalyse, marketing en externe websitediensten steunen waar nodig op toestemming, die altijd kan worden ingetrokken.

4. Boekhouddocumenten en AI-verwerking

Klantgegevens worden verwerkt voor gevraagde import, OCR, classificatie, validatie, afstemming, boeking, rapportering, zoeken, support en gecontroleerde uitvoering. Volgens de configuratie kan geselecteerde inhoud voor deze taken naar gecontracteerde AI-modelleveranciers gaan.

Klanten informeren hun cliënten en andere betrokkenen passend, kiezen rechtmatige instructies, vermijden onnodige gevoelige gegevens en configureren toegang en bewaring. Haily gebruikt boekhouddocumenten niet voor ongerelateerde reclame.

5. Ontvangers en internationale doorgiften

Gegevens worden alleen waar nodig gedeeld met bevoegde Haily-medewerkers en gecontracteerde leveranciers voor Europese cloudinfrastructuur, AI-verwerking, e-mail, beveiliging, support, Google reCAPTCHA, Google Agenda na toestemming en Stripe-facturatie. Integraties die de klant kiest ontvangen gegevens volgens diens instructies.

Haily verkiest Europese verwerking waar beschikbaar. Buiten de EER gebruikt Haily een adequaatheidsbesluit, modelcontractbepalingen of een ander wettig mechanisme en beoordeelt het bijkomende waarborgen waar nodig.

6. Bewaring

Account- en Klantgegevens blijven bewaard zolang nodig voor de Dienst en voor export, verwijdering, back-up en geschilperiodes volgens contract of verwerkersovereenkomst. Facturatie- en ondernemingsgegevens volgen de wettelijke bewaartermijn. Beveiligingslogs blijven alleen zolang redelijk nodig.

Proef- en verkoopgegevens worden periodiek verwijderd of geanonimiseerd wanneer niet langer relevant. Browsertoestemming en bezoekersidentificatoren hebben de levensduur uit het Cookiebeleid. Dit legt geen verwijderingstermijn voor servergegevens vast. Contacteer haily@hooly.be voor toepasselijke afspraken over serverbewaring en verwijdering. Marketingvoorkeuren blijven tot intrekking en cookiekeuzes maximaal zes maanden.

7. Beveiliging

Haily gebruikt rolgebaseerde toegang, authenticatiecontroles, versleuteling tijdens transport, afgebakende integraties, activiteitenlogs, back-ups en organisatorische waarborgen passend bij het risico. Geen systeem is volledig veilig; klanten beschermen ook accounts, apparaten, inloggegevens en lokale systemen en melden incidenten snel.

8. Uw rechten

Afhankelijk van de verwerking kan een betrokkene inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen en toestemming intrekken zonder eerdere rechtmatige verwerking aan te tasten. Stuur een verzoek naar haily@hooly.be. Haily mag identiteit controleren en antwoordt binnen de wettelijke termijn.

Waar Haily voor een klant verwerkt, richt u het verzoek normaal aan die klant. U kunt ook klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be of bij uw lokale toezichthouder.

9. Communicatie en cookies

Haily stuurt operationele berichten voor accounts, beveiliging, proefperiodes, facturatie en support. Optionele marketing kan bij registratie worden geweigerd of later uitgeschreven. Belangrijke dienst- en juridische berichten kunnen niet altijd worden uitgeschakeld bij een actief account.

De website gebruikt Clide voor optionele analysekeuzes. Registratie gebruikt Google reCAPTCHA voor beveiliging. Het huidige Cookiebeleid beschrijft de werkelijke identificatoren, meetmodi, externe verzoeken en intrekking; voor een externe boekingslink gelden de regels van de bestemming.

10. Updates en contact

Haily kan deze Verklaring bijwerken wanneer verwerking, leveranciers of wetgeving wijzigen. Materiële wijzigingen worden passend gemeld. Vragen en verzoeken kunnen naar haily@hooly.be of per post naar Hooly BV, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.

Verduidelijking over AI-verwerking — 1 oktober 2026

Deze verduidelijking vult het privacybeleid aan en heeft voor onderstaande onderwerpen voorrang op algemene formuleringen. Contact voor privacy en beveiliging: Kristof Beenders, Hooly BV, haily@hooly.be.

Haily gebruikt de OpenAI API voor ingestelde document- en assistentfuncties. Afhankelijk van de functie omvat de invoer documenttekst, pagina-afbeeldingen, uitgelezen velden, prompts, relevante boekhoudcontext en schermafbeeldingen van gekoppelde toepassingen. Een pagina of schermafbeelding kan persoonsgegevens buiten de gevraagde velden bevatten. Dien alleen noodzakelijke gegevens in en controleer AI-resultaten vóór boekingen, aangiften of beslissingen.

Voor klantdocumenten verwerkt Haily gegevens volgens de instructies van de klant. De klant kan verwerkingsverantwoordelijke zijn of zelf verwerker; in dat laatste geval is Haily subverwerker en is toestemming van de betrokken verwerkingsverantwoordelijke vereist. Haily is afzonderlijk verwerkingsverantwoordelijke voor eigen account-, facturatie- en websiteactiviteiten. Kennisneming van het privacybeleid is geen toestemming namens iedereen in documenten en vervangt geen vereiste verwerkersovereenkomst, rechtsgrond of toestemming voor subverwerkers.

Het gecontroleerde OpenAI-project van Haily gebruikt Global als geografische instelling en Standard Retention. Vrijwillig delen van API-invoer/uitvoer, evaluatiegegevens en feedback is uitgeschakeld. Uitsluitend Europese verwerking en Zero Data Retention worden momenteel niet toegezegd. De standaard-DPA van OpenAI voorziet in waarborgen voor internationale doorgiften; toepasselijke contractuele en AVG-vereisten blijven gelden.

Sinds de privacyrelease van 1 oktober 2026 schakelen gewone OpenAI Responses-verzoeken de opslag van antwoorden uit. Assistentgesprekken behouden opgeslagen gesprekscontinuïteit. Dit uitschakelen verwijdert niet de afzonderlijke bewaring voor misbruikcontrole van OpenAI: de gedocumenteerde standaard is maximaal 30 dagen, behoudens de vermelde uitzonderingen. Opgeslagen Responses-gegevens worden volgens de gedocumenteerde standaard doorgaans minstens 30 dagen bewaard. Nieuwe instellingen wissen geen historische gegevens.

Nieuwe AI-diagnostiek bij imports bevat geen ruwe antwoorden en JSON-diagnostiek van de assistent bevat geen ruwe prompts of antwoorden. Functionele schermafbeeldingen en OCR-bestanden kunnen nog persoonsgegevens bevatten. Applicatiegegevens, tijdelijke bestanden, providergegevens en back-ups hebben afzonderlijke verwijderingsprocessen; verwijdering van één record bewijst niet dat alle kopieën onmiddellijk gewist zijn. Neem voor verzoeken en toepasselijke contractuele afspraken contact op via haily@hooly.be. Haily gebruikt klantdocumenten niet voor niet-gerelateerde reclame en meldt deze niet aan voor vrijwillige trainings- of gegevensdelingsprogramma’s van OpenAI.