Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Hooly BV, handelend onder de naam Haily, is verwerkingsverantwoordelijke voor account-, facturatie-, website-, verkoop- en dienstbeheergegevens. Contact: hello@haily.eu, +32 474 74 46 59, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.

Voor documenten en persoonsgegevens die een klant uploadt voor cliënten, leveranciers, personeel of dossiers, is de klant doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en Haily verwerker volgens de instructies en de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

2. Gegevens die we verwerken

• Identiteits- en contactgegevens zoals naam, e-mail, telefoon, onderneming, rol en taal.
• Account- en beveiligingsgegevens zoals aanmeldingen, apparaat- en sessiegegevens, rechten, OTP-status en auditlogs.
• Commerciële en facturatiegegevens zoals plan, gebruik, facturen, btw-gegevens, betaalstatus en Stripe-referenties. Haily bewaart geen volledige kaartgegevens.
• Klantgegevens zoals documenten, e-mails, boekhoudgegevens, geëxtraheerde velden, matches, boekingsvoorstellen, rapporten, instructies en metadata van gekoppelde mappen.
• Technische en supportgegevens zoals IP-adres, browser, fouten, acties, supportberichten en integratiestatus.
• Websitekeuzes zoals taal en cookievoorkeur.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Haily verwerkt account-, dienst-, facturatie-, support- en beveiligingsgegevens voor uitvoering van de overeenkomst en gevraagde precontractuele stappen. Wettelijk vereiste fiscale, boekhoudkundige, sanctie- en bedrijfsgegevens worden verwerkt om wettelijke verplichtingen na te komen.

Evenredige logs, diagnose, fraudepreventie, verbetering en relevante zakelijke communicatie steunen op gerechtvaardigd belang na belangenafweging. Optionele marketing en externe websitediensten steunen waar nodig op toestemming, die altijd kan worden ingetrokken.

4. Boekhouddocumenten en AI-verwerking

Klantgegevens worden verwerkt voor gevraagde import, OCR, classificatie, validatie, afstemming, boeking, rapportering, zoeken, support en gecontroleerde uitvoering. Volgens de configuratie kan geselecteerde inhoud voor deze taken naar gecontracteerde AI-modelleveranciers gaan.

Klanten informeren hun cliënten en andere betrokkenen passend, kiezen rechtmatige instructies, vermijden onnodige gevoelige gegevens en configureren toegang en bewaring. Haily gebruikt boekhouddocumenten niet voor ongerelateerde reclame.

5. Ontvangers en internationale doorgiften

Gegevens worden alleen waar nodig gedeeld met bevoegde Haily-medewerkers en gecontracteerde leveranciers voor Europese cloudinfrastructuur, AI-verwerking, e-mail, beveiliging, support, Google reCAPTCHA, Google Agenda na toestemming en Stripe-facturatie. Integraties die de klant kiest ontvangen gegevens volgens diens instructies.

Haily verkiest Europese verwerking waar beschikbaar. Buiten de EER gebruikt Haily een adequaatheidsbesluit, modelcontractbepalingen of een ander wettig mechanisme en beoordeelt het bijkomende waarborgen waar nodig.

6. Bewaring

Account- en Klantgegevens blijven bewaard zolang nodig voor de Dienst en voor export, verwijdering, back-up en geschilperiodes volgens contract of verwerkersovereenkomst. Facturatie- en ondernemingsgegevens volgen de wettelijke bewaartermijn. Beveiligingslogs blijven alleen zolang redelijk nodig.

Proef- en verkoopgegevens worden periodiek verwijderd of geanonimiseerd wanneer niet langer relevant. Marketingvoorkeuren blijven tot intrekking en minimale blokkeringsgegevens kunnen een opt-out bewaken. Cookiekeuzes blijven maximaal zes maanden.

7. Beveiliging

Haily gebruikt rolgebaseerde toegang, authenticatiecontroles, versleuteling tijdens transport, afgebakende integraties, activiteitenlogs, back-ups en organisatorische waarborgen passend bij het risico. Geen systeem is volledig veilig; klanten beschermen ook accounts, apparaten, inloggegevens en lokale systemen en melden incidenten snel.

8. Uw rechten

Afhankelijk van de verwerking kan een betrokkene inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen en toestemming intrekken zonder eerdere rechtmatige verwerking aan te tasten. Stuur een verzoek naar hello@haily.eu. Haily mag identiteit controleren en antwoordt binnen de wettelijke termijn.

Waar Haily voor een klant verwerkt, richt u het verzoek normaal aan die klant. U kunt ook klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be of bij uw lokale toezichthouder.

9. Communicatie en cookies

Haily stuurt operationele berichten voor accounts, beveiliging, proefperiodes, facturatie en support. Optionele marketing kan bij registratie worden geweigerd of later uitgeschreven. Belangrijke dienst- en juridische berichten kunnen niet altijd worden uitgeschakeld bij een actief account.

De publieke website gebruikt noodzakelijke opslag en optionele Google Agenda-planning. Registratie gebruikt Google reCAPTCHA voor beveiliging. Details en keuzes staan in het Cookiebeleid.

10. Updates en contact

Haily kan deze Verklaring bijwerken wanneer verwerking, leveranciers of wetgeving wijzigen. Materiële wijzigingen worden passend gemeld. Vragen en verzoeken kunnen naar hello@haily.eu of per post naar Hooly BV, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.