Gebruiksvoorwaarden

1. Overeenkomst en zakelijk toepassingsgebied

Haily is een dienst van Hooly BV, gevestigd te Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium, ingeschreven onder ondernemingsnummer 0759.743.095 en btw-nummer BE 0759.743.095 (“Haily”, “wij”, “ons”).

Door een account aan te maken, een bestelling te aanvaarden, een proefperiode te starten of de Dienst te gebruiken, aanvaardt de klant deze Voorwaarden. De Dienst is uitsluitend bestemd voor zakelijk en professioneel gebruik. Wie namens een organisatie aanvaardt, bevestigt dat hij of zij die organisatie mag binden.

2. De Dienst en de omvang van het abonnement

Haily biedt een gecontroleerde werkruimte voor documentimport en -omzetting, afstemming, boekingsvoorbereiding of -uitvoering, rapportering, gekoppelde bestandsverwerking en verwante AI-ondersteunde workflows. Functies hangen af van het gekozen plan, de configuratie, ondersteunde boekhoudsoftware en beschikbare integraties.

De bestelbon, checkout of licentiepagina bepaalt plan, looptijd, capaciteit, gebruikers, dossiers, documentvolume, prijs en bijzondere voorwaarden. Proefcapaciteit is tijdelijk en kan worden beperkt of aangepast om misbruik te voorkomen.

3. Accounts, gebruikers en beveiliging

Gebruikers verstrekken correcte informatie, houden inloggegevens geheim, gebruiken meerstapsverificatie waar aangeboden en melden vermoed misbruik onmiddellijk. Persoonlijke accounts mogen niet worden gedeeld. De klant is verantwoordelijk voor zijn gebruikers, rechten, apparaten en activiteiten onder de licentie.

Beheerders kunnen gebruikers uitnodigen, beheren of verwijderen en kunnen activiteit en klantinhoud binnen hun organisatie raadplegen. Haily kan identiteit, e-mail, onderneming of betaling verifiëren voordat functies worden geactiveerd.

4. Toegestaan gebruik

De klant gebruikt Haily uitsluitend rechtmatig en binnen de aangekochte scope. Hij beschikt over de rechten, bevoegdheden en instructies om informatie van cliënten, werknemers, leveranciers en financiële dossiers te uploaden en verwerken.

• Omzeil geen beveiliging, gebruikslimieten, goedkeuringscontroles of toegangsbeperkingen.
• Onderzoek, verstoor, reverse-engineer of verkoop de Dienst niet door en stel hem niet aan derden ter beschikking, behalve waar uitdrukkelijk toegestaan.
• Upload geen onwettige, kwaadaardige, inbreukmakende of onnodig gevoelige gegevens.
• Gebruik Haily niet voor onwettige beslissingen over personen of voor boekhoudkundige uitvoering zonder vereiste professionele bevoegdheid en controle.

5. Klantgegevens en vertrouwelijkheid

De klant behoudt zijn rechten op geüploade documenten, boekhoudgegevens, instructies en uitvoer (“Klantgegevens”). De klant verleent Haily een beperkt, niet-exclusief recht om Klantgegevens te hosten, kopiëren, omzetten, verzenden en anders te verwerken voor het leveren, beveiligen, ondersteunen en verbeteren van de overeengekomen Dienst volgens de wet en de instructies van de klant.

Elke partij beschermt de vertrouwelijke informatie van de andere en gebruikt die alleen voor de overeenkomst. Haily verkoopt geen Klantgegevens. Verwerking van persoonsgegevens namens de klant valt ook onder de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

6. AI-ondersteuning en professionele controle

Haily kan werk classificeren, extraheren, afstemmen, voorstellen, verklaren, genereren of uitvoeren met geautomatiseerde en AI-ondersteunde methoden. Uitvoer kan onvolledig of fout zijn, vooral bij dubbelzinnig, beschadigd, buitenlands of inconsistent bronmateriaal.

Haily is een operationeel hulpmiddel, geen accountant, belastingadviseur, auditor of advocatenkantoor. De klant blijft verantwoordelijk voor professioneel oordeel, geldigheid van brondocumenten, rekeningkeuze, fiscale verwerking, afstemming, aangiften, goedkeuring en ingediende of geboekte resultaten. Menselijke controle mag niet worden uitgeschakeld waar die wettelijk of professioneel vereist is.

7. Agent, gekoppelde systemen en uitvoering

De Haily Agent en integraties kunnen toegang krijgen tot geselecteerde mappen, apparaten, boekhoudpakketten, externe sessies, API’s, e-mailbronnen of exports. De klant kiest wat wordt gekoppeld en onderhoudt geldige licenties, back-ups, rechten en beveiliging voor die systemen.

Voor schrijf- of uitvoeringsacties controleert de klant doel, scope, inloggegevens en goedkeuringsinstellingen. Haily kan plannen, bronnen, acties, voortgang en resultaten loggen voor traceerbaarheid. Compatibiliteit kan wijzigen wanneer software van derden verandert.

8. Intellectuele eigendom

Haily en zijn licentiegevers behouden alle rechten op de Dienst, software, modellen, workflows, interfaces, documentatie, merken en verbeteringen. Tijdens het abonnement krijgt de klant een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor interne bedrijfsdoeleinden.

De klant mag zijn Klantgegevens en gegenereerde bedrijfsuitvoer gebruiken en exporteren. Feedback mag zonder beperking of vergoeding worden gebruikt, maar Haily maakt de klant niet publiek bekend zonder toestemming.

9. Diensten van derden en technische vereisten

Kernonderdelen van Haily zijn afhankelijk van een internetverbinding en externe online diensten, waaronder cloudinfrastructuur, betalingen, e-mail, AI-model- en API-leveranciers, beveiliging, agenda en boekhoudintegraties. Hun diensten kunnen eigen voorwaarden hebben. Haily blijft verantwoordelijk voor selectie en beheer van verwerkers zoals de privacywet vereist, maar beheert hun beschikbaarheid, responstijd, compatibiliteit, prijzen, voorwaarden, geografische beschikbaarheid of voortbestaan niet.

Haily mag van leverancier of model veranderen, verwerking omleiden of getroffen functies vervangen, beperken, opschorten of stopzetten wanneer een kritieke externe dienst wordt ingetrokken of wezenlijk gewijzigd, of wanneer voortzetting ondanks redelijke inspanningen technisch onhaalbaar, onveilig, onwettig of commercieel onredelijk wordt. Haily garandeert geen specifieke leverancier, model, integratie of technische methode.

Tenzij een bestelling of actuele technische documentatie strengere vereisten vermeldt, zorgt de klant minstens voor de volgende ondersteunde omgeving:

• Browsertoegang: een computer met internetverbinding, een door de leverancier ondersteund besturingssysteem en de huidige of onmiddellijk vorige hoofdversie van Chrome, Edge, Firefox of Safari, met JavaScript, cookies, HTTPS via TLS 1.2 of hoger en beveiligde WebSocket-verbindingen ingeschakeld.
• Werkstation: een modern 64-bits of ARM64-apparaat met minstens twee processorkernen, 8 GB geïnstalleerd geheugen, 2 GB vrije opslag en een scherm van 1280 x 720 voor de volledige desktopwerkruimte.
• Verbinding: stabiel zakelijk internet van minstens 10 Mbps download en 5 Mbps upload per actieve gebruiker. Extern bureaublad, grote batches en uitvoering via de Agent vereisen minstens 25 Mbps download en 10 Mbps upload.
• Haily Agent en gekoppelde uitvoering: een door de leverancier ondersteunde Windows- of macOS-versie, de actuele Haily Agent, voldoende lokale rechten, ononderbroken stroom tijdens een actieve uitvoering en netwerktoegang via DNS, HTTPS-poort 443 en beveiligde WebSockets naar de gedocumenteerde Haily-eindpunten.
• Gekoppelde systemen: geldige licenties, ondersteunde versies, voldoende opslag, werkende API- of desktoptoegang, geteste back-ups en de vereiste rechten voor de gekozen boekhoudsoftware en gegevensbronnen.
• Mobiele apparaten kunnen ondersteunde browserfuncties gebruiken, maar vervangen niet de desktopomgeving die nodig is voor installatie van de Agent, uitvoering op afstand of als desktop aangeduide workflows.
• Als de klantomgeving niet aan deze vereisten voldoet, garandeert Haily geen prestaties, compatibiliteit, verwerkingstijd, ononderbroken toegang of succesvolle uitvoering voor zover het tekort het probleem veroorzaakt of vergroot. Haily blijft verantwoordelijk voor zijn eigen verplichtingen en levert commercieel redelijke inspanningen om de Dienst te onderhouden en te herstellen.

10. Proefperiodes, vergoedingen, facturatie en verlenging

Proefgebruik is alleen gratis binnen de getoonde duur en capaciteit. Betaalde abonnementen worden gefactureerd via Stripe of een andere vermelde betaalmethode. Prijzen zijn exclusief btw en andere belastingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

De facturatiepagina of bestelbon vermeldt of een abonnement automatisch verlengt en hoe het kan worden beëindigd. De klant houdt facturatiegegevens actueel en betaalt tijdig. Behalve waar dwingend recht of de bestelling anders bepaalt, worden betaalde vergoedingen niet terugbetaald voor ongebruikte tijd of capaciteit.

11. Beschikbaarheid, ondersteuning en wijzigingen

Haily streeft naar een veilige en bruikbare Dienst, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking tenzij een ondertekende SLA anders bepaalt. Een onderbreking, vertraging of kwaliteitsvermindering door de klantomgeving, internetverbinding, een externe cloud- of AI/API-leverancier, overmacht of een andere omstandigheid buiten de redelijke controle van Haily vormt op zichzelf geen contractuele tekortkoming van Haily.

Tenzij een ondertekende SLA of bestelling uitdrukkelijk anders bepaalt, is uitsluitend wegens zo’n onderbreking, vertraging of kwaliteitsvermindering geen beschikbaarheidsgarantie, servicekrediet, forfaitaire schadevergoeding, contractuele boete of andere vergoeding verschuldigd.

Haily mag functies verbeteren of wijzigen met behoud van het wezenlijke doel van een betaald plan. Materiële verminderingen worden waar praktisch redelijk vooraf meegedeeld. Ondersteuning en responstijden volgen het plan of de bestelling.

Als Haily een wezenlijke betaalde functie definitief stopzet zonder een redelijk gelijkwaardig alternatief, mag de klant de getroffen Dienst beëindigen en krijgt hij een evenredige terugbetaling of tegoed voor vooruitbetaalde, ongebruikte periodieke vergoedingen. Dit is de enige contractuele remedie voor die stopzetting, zonder afbreuk aan dwingende rechten of aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten.

12. Opschorting, beëindiging en teruggave van gegevens

Elke partij kan beëindigen volgens de bestelling of facturatie-instellingen. Haily mag toegang opschorten bij betalingsachterstand, beveiligingsrisico, onwettig gebruik of wezenlijke schending. Waar redelijk geeft Haily kennisgeving en gelegenheid tot herstel.

Na beëindiging exporteert de klant benodigde gegevens binnen de periode in de Dienst, bestelling of verwerkersovereenkomst. Daarna verwijdert of anonimiseert Haily Klantgegevens volgens de bewaartermijn, behalve voor wettelijke bewaring, geschillen of tijdelijke back-uprotatie.

13. Garanties en aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan wordt de Dienst geleverd op basis van beschikbaarheid. Haily garandeert niet dat elk document wordt herkend, elk voorstel correct is of elke integratie beschikbaar blijft.

Geen partij is aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, winst- of kansverlies of verlies veroorzaakt door systemen of instructies van de andere partij. De totale aansprakelijkheid van Haily is beperkt tot de vergoeding voor de betrokken Dienst tijdens de twaalf maanden vóór de gebeurtenis. Dit geldt niet voor fraude, opzettelijke fout, niet-uitsluitbare aansprakelijkheid of inbreuken op vertrouwelijkheid en gegevensbescherming voor zover dwingend recht anders vereist. Niets in deze Voorwaarden neemt Haily’s plicht weg om redelijke zorg te besteden aan de selectie en het beheer van leveranciers.

14. Wijzigingen aan deze Voorwaarden

Haily kan deze Voorwaarden aanpassen om juridische, beveiligings-, technische of commerciële redenen. Materiële wijzigingen worden vóór toepassing via de Dienst of per e-mail meegedeeld. Ze nemen geen reeds verworven rechten weg. Verder gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding waar dat rechtsgeldig is; wanneer toestemming vereist is, vraagt Haily die.

15. Toepasselijk recht en contact

Belgisch recht beheerst deze Voorwaarden. De rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Hooly BV zijn exclusief bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt. Voor een procedure proberen partijen het geschil redelijkerwijs te goeder trouw op te lossen.

Juridische kennisgevingen en vragen kunnen naar hello@haily.eu, Hooly BV, Grote Negenbundersstraat 69, 3500 Hasselt, Belgium.